138 Schreibweisen, 75 Lieferanten: warum Stammdaten vor der Automatisierung kommen

Stammdaten entscheiden darüber, ob eine Automatisierung verlässliche Ergebnisse liefert oder nur alte Fehler schneller verteilt. In einem unserer Projekte standen dieselben Lieferanten unter 138 verschiedenen Schreibweisen im Bestand; nach der Bereinigung waren es 75 Lieferanten, und 1 922 Positionen ließen sich sauber weiterverarbeiten.

Wenn ein Lieferant unter vielen Namen geführt wird

Das Problem zeigt sich selten dort, wo es entsteht. Beim Erfassen eines einzelnen Belegs ist es gleichgültig, ob ein Lieferant mit Rechtsform, abgekürzt oder mit einem Tippfehler eingetragen wird – der Beleg ist trotzdem gebucht. Sichtbar wird es erst, wenn Positionen gesammelt ausgewertet oder an ein anderes Programm übergeben werden sollen. Dann zählt jede Schreibweise als eigener Lieferant.

Wie solche Varianten entstehen, ist leicht nachzuvollziehen. Belege kommen von unterschiedlichen Stellen desselben Lieferanten, Mitarbeiter wechseln, und jede Person hat ihre eigene Gewohnheit beim Eintragen. Über die Jahre sammelt sich eine Vielfalt an, die niemand bewusst angelegt hat und die im Tagesgeschäft niemanden stört.

Genau das war die Ausgangslage: 138 Schreibweisen für einen Bestand, der tatsächlich 75 Lieferanten umfasste. Keine der Schreibweisen war im engeren Sinn falsch. Es gab nur keine Regel, welche Fassung gilt.

Stammdaten bereinigen: von 138 Schreibweisen zu 75 Lieferanten

Eine solche Bereinigung läuft bei uns in drei Schritten. Zuerst werden Schreibweisen maschinell angeglichen: Groß- und Kleinschreibung, Rechtsformzusätze, Satzzeichen und doppelte Leerzeichen spielen für den Vergleich keine Rolle mehr. Das allein fasst bereits einen Teil der Varianten zusammen.

Danach werden ähnliche Namen gruppiert und als Vorschlag vorgelegt. Hier entscheidet ein Mensch, der die Geschäftspartner kennt, ob zwei Einträge wirklich dasselbe Unternehmen meinen. Zuletzt bekommt jeder Lieferant eine verbindliche Fassung, auf die alle bisherigen Schreibweisen verweisen.

Wichtig ist dabei, nichts zu löschen. Die alten Schreibweisen bleiben als Verweis erhalten, damit sich jeder historische Beleg weiterhin seinem Lieferanten zuordnen lässt und die Bereinigung nachvollziehbar bleibt.

Wo feste Regeln nicht reichen

Nicht jede Zuordnung lässt sich per Regel entscheiden. Ein Lieferant mit zwei Standorten kann für die Buchhaltung ein Geschäftspartner sein, für den Einkauf zwei. Ein ähnlicher Name kann ein anderes Unternehmen derselben Familie bezeichnen. Solche Fälle entscheidet keine Software, sondern die Person, die weiß, mit wem der Betrieb tatsächlich Geschäfte macht.

Das ist die ehrliche Grenze der Automatisierung an dieser Stelle: Sie macht Vorschläge und sortiert die eindeutigen Fälle aus, die fachliche Entscheidung bleibt im Betrieb. Für diese Prüfung braucht es keine technischen Kenntnisse. Eine Liste mit Vorschlag, bisherigen Schreibweisen und einem Feld für die Entscheidung genügt. Wer diesen Schritt überspringt, bekommt eine schnelle, aber falsche Liste.

Eine zweite Grenze betrifft die Zukunft. Eine bereinigte Liste bleibt nur sauber, wenn neue Einträge nicht wieder frei eingetippt werden. Zur Bereinigung gehört deshalb eine Vereinbarung, wer neue Lieferanten anlegt und nach welcher Schreibweise; sonst beginnt die Vielfalt mit der Zeit von vorn. Diese Vereinbarung ist keine technische, sondern eine organisatorische Frage, und sie wird im Betrieb getroffen, nicht im Programm.

Was saubere Stammdaten erst möglich machen

Erst nach der Bereinigung waren 1 922 Positionen einem eindeutigen Lieferanten zugeordnet und damit für die Weitergabe an andere Programme brauchbar. Auswertungen nach Lieferant können dann zeigen, was sie zeigen sollen, und eine spätere Automatisierung – etwa das Zuordnen neuer Belege oder das Beobachten von Einkaufspreisen – steht auf einem Fundament, das nicht bei jeder neuen Schreibweise nachgibt.

Dieselbe Logik gilt für Kunden und Artikel. Wo ein Artikel unter mehreren Bezeichnungen geführt wird, stimmen Lagerbestände und Absatzzahlen nicht; wo ein Kunde doppelt angelegt ist, laufen Konditionen und Zahlungserinnerungen auseinander. Der Aufwand für das Aufräumen ist unspektakulär und wird deshalb gern übersprungen, mit der Folge, dass ein automatisierter Ablauf später auf unsauberen Daten Nacharbeit erzeugt. Mehr zu diesem Zusammenhang steht im Beitrag Excel-Listen ablösen.

Wie wir heute in solche Vorhaben einsteigen

In jeder Bestandsaufnahme sehen wir uns zuerst an, wie Kunden, Lieferanten und Artikel im Bestand geführt werden, bevor wir über Automatisierung sprechen. Trägt die Grundlage nicht, empfehlen wir die Bereinigung als eigenen, abgegrenzten Schritt mit prüfbarem Ergebnis: einer verbindlichen Liste mit Verweisen auf alle bisherigen Schreibweisen. Die Arbeit hat auch dann einen Nutzen, wenn am Ende nichts automatisiert wird, denn die Auswertungen im vorhandenen Programm werden verlässlicher. Wie das in eine Umsetzung eingebettet ist, beschreibt die Seite Digitalisierung im Mittelstand durch Prozessautomatisierung.